HandBuch - ArbeitsOrganisation - QualitätsManagement

HandBuch - ArbeitsOrganisation - QualitätsManagement - Jugendamt Mansfeld-Südharz

Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität im Jugendamt
Integration - Management - Entwicklung/Sicherung der Dokumentation durch
Gestaltung und Etablierung eines QualitätsManagement-System

Projekt-Beschreibung / Konzeption
QM-System - BauSteine

QM-System ⇒ Projekt-Beschreibung / Konzeption / Vorgehensweise

Ausgangslage

Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität im Jugendamt werden im Organisationsablauf, in Arbeitsstandards, in der Dokumentation, in der Entwicklung/Planung und in der Überwachung/Sicherung berücksichtigt - ohne jedoch immer systematisch und transparent und zentral erkennbar zu sein
eine systematische, einheitliche Dokumentation dieser Maßnahmen zum Management und zur Entwicklung/Sicherung der Arbeitsqualtität im Jugendamt besteht in Form verschiedener Fragmente ⇒ einzelne Arbeitsbereiche sind i.d.R. in Form einer Grobstruktur erfasst, die umfassende Erfassung/Beschreibung aller Arbeitsprozesse ist aber unvollständig und/oder bedürfen der Aktualisierung und/oder bedürfen eines Neuaufbaus/Umstrukturierung (siehe QM-System-Bausteine) - Systematik und zentraler Zugang bzw. zentrale Übersicht fehlen
Verschiedene fachliche Entwicklungen in der Jugendhilfe und fachliche Anstösse im Rahmen von Verwaltungsprozessen verweisen auf die Notwendigkeit von Integration, Management und Sicherung/Entwicklung der Dokumentation bzw. des Nachweises von Arbeitsqualität:
- Qualitätsdiskussion in der Jugendhilfe auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben nach §§ 79, 79a SGB VIII seit Einführung des KJHG 1990
- Diskussion und Maßnahmen im Kontext "Controlling und Steuerung" (⇒ LEQ-Vereinbarungen für Leistungen, die durch freie Träger erbracht werden) / "Wirkungsorientierte Jugendhilfe" (Mitte 1990er Jahre bis heute)
- Leistungsvergleiche im Form von BenchMarking-Verfahren als Planungsgrundlagen im Kontext von Bestrebungen zur Verwaltungsreformen
- Einführung von Qualitätsmanagementsystemen in sozialen Bereichen bei großen freien Trägern der Jugendhilfe in Anlehnung an ISO EN 9001:2015 und EFQM-Modell (seit etwa 2000 bzw. Ende der 1980er Jahre),
- Bestrebungen zur Einführung von QM-Systemen in der öffentlichen Verwaltung (CAF-Modell, 2013)
- Einführung von QM-Systemen in KiFöG-Bereich bei freien Trägern aufgrund gesetzlicher Vorgaben/Bundesinitiativen/Landesgesetzen (Land Sachsen-Anhalt, Kinderförderungsgesetz - KiFöG, 2003 in der Fassung vom 20.12.2017)
- QM-System als strukturelle Voraussetzung für die Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zum 01.05.2018
- QM-Sytem als stukturelle Voraussetzung für die Umsetzung des E-Government-Gesetz (EGovG) 2020 (⇒ Formulare als bearbeitbare PDF-Dateien …)
- Rechnungsprüfungsbericht des Landesrechnungshofs (2018-03) / Stellungnahme Jugendamt (2018-07)
  ⇒ zu verschiedenen Zeiten fordern verschiedene Akteure unterschiedliche Elemente und/oder Teile eines QM-Systems in Form
  einer Dokumentation als Nachweis der Arbeitsquqlität - Zweck und Zielstellungen sind dabei auch immer wieder unterschiedlich
aufgrund der Komplexität dieser Aufgabe existieren unterschiedliche Lösungs-Ansätze, keiner konnte sich bislang landesweit oder bundesweit etablieren, auch in der Fachdiskussion dominieren auf die jeweiligen örlichen Verhältnisse angepasste und modifizierte QM-Systeme
Arbeitszeitressourcen auf Führungsebene (Amtsleitung, Sachgebietsleitung) und Mitarbeiterebene sind derzeit für diesen Aufgabenbereich nur minimal vorgesehen bzw. ausgewiesen, alle anfallenden Arbeiten müssen im Rahmen vorhandener Personal-, Arbeitzeit- und Finanzressourcen bewältigt werden

Schritte zur Gestaltung/Etablierung

Entscheidung, ein einheitliches, systematisches und zentrales Qualitätsmangement-System aufzubauen (Amtsleitungs & Sachgebietsleiterebene)
Festlegung/Einigung auf die Bausteine diese QM-Systems (s.u.) unter Berücksichtigung zentraler Elemente ISO EN 9001:2015, EFQM-Modell und CAF-Modell ( zwecks Sicherstellung der fachlichen Standards und Qualitätskriterien & Sicherstellung der Zertifizierungsmöglichkeit durch externe Zertifizierungsstelle zum späteren Zeitpunkt)
Verzicht auf Festlegung auf ein bestimmtes QM-System um für praktische Erfordnisse und fachliche Entwicklungen offen zu bleiben sowie im Falle einer späteren externen Zertifizierung flexibel ein QM-Systeme auswählen zu können
Verzicht auf externe Dienstleister zum gegenwärtigen Zeitpunkt, um in der Aufbauphase den Einsatz der personellen und zeitlichen sowie auch finanziellen Ressourcen autonom bestimmen zu können, ebenso wie die Prioritäten/Anpassung der einzelnen Arbeitsschritte gemäß der Devise "Alltagsgeschäft und Krisenintervention haben Vorrang!
Festlegung zur technischen/praktischen Umsetzung der Dokumentation (Aufbau eines WebProgramms auf der Grundlage von DokuWiki … ermöglicht: Zentrale Übersicht in Onlineprogramm / in Abhängigkeit von Benutzergruppen (Amtsleitung/Sachgebietsleitung/Sachgebiete/Mitarbeiter) / differenziert nach Sachgebieten/Arbeitsprozessen sowie den Bausteinen QM-System
Absprachen zur Aufgabenverteilung (Amtsleitung/Sachgebietsleitung/Mitarbeiter) im Rahmen Aufbau/Entwicklung/Pflege QM-System
Absprachen zu Arbeitsschritten und Prioriäten:
- (1) Systematische Erfassung und Beschreibung der zentralen ArbeitsProzesse in den einzelnen ArbeitsBereichen/Sachgebieten als Grundlage für Berechtigungskonzept / Sicherheitskonzept / Datenschutz / Formulare / Qualitätssicherung / u.a. Bausteine mehr …
- (2) Verknüpfung mit Stellenbeschreibung (A) und Beschreibung der Arbeitsmittel (Büromöbel, Bürotechnik incl. EDV, Zugang zu EDV-Software) (B)
- (3) Erstellung eines Berechtigungskonzeptes (beinhaltet neben den Erfordernissen EDV/Datenschutz/IT-Sicherheit hinsichtlich der Fachprogramme auch Regelungen zur Vertretung im Abwesenheitsfall (Vertretungsaufgaben, Zugang zum Raum/Aktenschrank, E-Mail-Bearbeitung & E-Mail-Schlüssel, u.a.m.) und Regelungen zur Zuständigkeiten/Aktenzeichen auf der Grundlage von (1) und (2)
- (4) Erstellung des Sicherheitskonzeptes auf der Grundlage von (1) bis (3)
- (5) Zentrale Sammlung/Dokumentation und Aktualisierung/Ergänzung der Arbeitsprozessbeschreibungen (z.B. als ProzessDiagramme ("workflow") differenziert nach Sachgebieten/Arbeitsbereichen auf der Grundlage von (1) bis (3)
- (6) Zentrale Sammlung/Dokumentation und Aktualisierung/Ergänzung von Formularen (Anträge, Nachweise, Merkblätter & InfoBlatt DSGVO sowie AblaufDiagrammen/Checklisten sowie Dienstanweisungen) differenziert nach Sachgebieten/Arbeitsbereichen auf der Grundlage von (1) bis (3)
- (7) Zentrale Sammlung/Dokumentation der verschiedenen Maßnahmen zur Qualitätsicherung auf der Grundlage von (1) bis (3) - Sichtung/Bewertung der Maßnahmen (Amtsleitung/Sachgebietsleitung) / Entwicklung einer Prioritätenliste - Aktualisierung/Ergänzung der Maßnahmen mittels Qualitätszirkel (Amtsleitung/Sachgebietsleitung/Mitarbeiter/Kooperationspartner)