HandBuch - ArbeitsOrganisation - QualitätsManagement

Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität im Jugendamt
Integration - Management - Entwicklung/Sicherung der Dokumentation durch
Gestaltung und Etablierung eines QualitätsManagement-System

QM-System ⇒ Projekt-Beschreibung / Konzeption / Vorgehensweise

Ausgangslage

  • Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität im Jugendamt werden im Organisationsablauf, in Arbeitsstandards, in der Dokumentation, in der Entwicklung/Planung und in der Überwachung/Sicherung berücksichtigt - ohne jedoch immer systematisch und transparent und zentral erkennbar zu sein
  • eine systematische, einheitliche Dokumentation dieser Maßnahmen zum Management und zur Entwicklung/Sicherung der Arbeitsqualtität im Jugendamt besteht in Form verschiedener Fragmente ⇒ einzelne Arbeitsbereiche sind i.d.R. in Form einer Grobstruktur erfasst, die umfassende Erfassung/Beschreibung aller Arbeitsprozesse ist aber unvollständig und/oder bedürfen der Aktualisierung und/oder bedürfen eines Neuaufbaus/Umstrukturierung (siehe QM-System-Bausteine) - Systematik und zentraler Zugang bzw. zentrale Übersicht fehlen
  • Verschiedene fachliche Entwicklungen in der Jugendhilfe und fachliche Anstösse im Rahmen von Verwaltungsprozessen verweisen auf die Notwendigkeit von Integration, Management und Sicherung/Entwicklung der Dokumentation bzw. des Nachweises von Arbeitsqualität:
    • Qualitätsdiskussion in der Jugendhilfe auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben nach §§ 79, 79a SGB VIII seit Einführung des KJHG 1990
    • Diskussion und Maßnahmen im Kontext "Controlling und Steuerung" (⇒ LEQ-Vereinbarungen für Leistungen, die durch freie Träger erbracht werden) / "Wirkungsorientierte Jugendhilfe" (Mitte 1990er Jahre bis heute)
    • Leistungsvergleiche im Form von BenchMarking-Verfahren als Planungsgrundlagen im Kontext von Bestrebungen zur Verwaltungsreformen
    • Einführung von Qualitätsmanagementsystemen in sozialen Bereichen bei großen freien Trägern der Jugendhilfe in Anlehnung an ISO EN 9001:2015 und EFQM-Modell (seit etwa 2000 bzw. Ende der 1980er Jahre),
    • Bestrebungen zur Einführung von QM-Systemen in der öffentlichen Verwaltung (CAF-Modell, 2013)
    • Einführung von QM-Systemen in KiFöG-Bereich bei freien Trägern aufgrund gesetzlicher Vorgaben/Bundesinitiativen/Landesgesetzen (Land Sachsen-Anhalt, Kinderförderungsgesetz - KiFöG, 2003 in der Fassung vom 20.12.2017)
    • QM-System als strukturelle Voraussetzung für die Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zum 01.05.2018
    • QM-Sytem als stukturelle Voraussetzung für die Umsetzung des E-Government-Gesetz (EGovG) 2020 (⇒ Formulare als bearbeitbare PDF-Dateien …)
    • Rechnungsprüfungsbericht des Landesrechnungshofs (2018-03) / Stellungnahme Jugendamt (2018-07)
      ⇒ zu verschiedenen Zeiten fordern verschiedene Akteure unterschiedliche Elemente und/oder Teile eines QM-Systems in Form
      einer Dokumentation als Nachweis der Arbeitsquqlität - Zweck und Zielstellungen sind dabei auch immer wieder unterschiedlich
  • aufgrund der Komplexität dieser Aufgabe existieren unterschiedliche Lösungs-Ansätze, keiner konnte sich bislang landesweit oder bundesweit etablieren, auch in der Fachdiskussion dominieren auf die jeweiligen örlichen Verhältnisse angepasste und modifizierte QM-Systeme
  • Arbeitszeitressourcen auf Führungsebene (Amtsleitung, Sachgebietsleitung) und Mitarbeiterebene sind derzeit für diesen Aufgabenbereich nur minimal vorgesehen bzw. ausgewiesen, alle anfallenden Arbeiten müssen im Rahmen vorhandener Personal-, Arbeitzeit- und Finanzressourcen bewältigt werden

Schritte zur Gestaltung/Etablierung

  • Entscheidung, ein einheitliches, systematisches und zentrales Qualitätsmangement-System aufzubauen (Amtsleitungs & Sachgebietsleiterebene)
  • Festlegung/Einigung auf die Bausteine diese QM-Systems (s.u.) unter Berücksichtigung zentraler Elemente ISO EN 9001:2015, EFQM-Modell und CAF-Modell ( zwecks Sicherstellung der fachlichen Standards und Qualitätskriterien & Sicherstellung der Zertifizierungsmöglichkeit durch externe Zertifizierungsstelle zum späteren Zeitpunkt)
  • Verzicht auf Festlegung auf ein bestimmtes QM-System um für praktische Erfordnisse und fachliche Entwicklungen offen zu bleiben sowie im Falle einer späteren externen Zertifizierung flexibel ein QM-Systeme auswählen zu können
  • Verzicht auf externe Dienstleister zum gegenwärtigen Zeitpunkt, um in der Aufbauphase den Einsatz der personellen und zeitlichen sowie auch finanziellen Ressourcen autonom bestimmen zu können, ebenso wie die Prioritäten/Anpassung der einzelnen Arbeitsschritte gemäß der Devise "Alltagsgeschäft und Krisenintervention haben Vorrang!
  • Festlegung zur technischen/praktischen Umsetzung der Dokumentation (Aufbau eines WebProgramms auf der Grundlage von DokuWiki … ermöglicht: Zentrale Übersicht in Onlineprogramm / in Abhängigkeit von Benutzergruppen (Amtsleitung/Sachgebietsleitung/Sachgebiete/Mitarbeiter) / differenziert nach Sachgebieten/Arbeitsprozessen sowie den Bausteinen QM-System
  • Absprachen zur Aufgabenverteilung (Amtsleitung/Sachgebietsleitung/Mitarbeiter) im Rahmen Aufbau/Entwicklung/Pflege QM-System
  • Absprachen zu Arbeitsschritten und Prioriäten:
    • (1) Systematische Erfassung und Beschreibung der zentralen ArbeitsProzesse in den einzelnen ArbeitsBereichen/Sachgebieten als Grundlage für Berechtigungskonzept / Sicherheitskonzept / Datenschutz / Formulare / Qualitätssicherung / u.a. Bausteine mehr …
    • (2) Verknüpfung mit Stellenbeschreibung (A) und Beschreibung der Arbeitsmittel (Büromöbel, Bürotechnik incl. EDV, Zugang zu EDV-Software) (B)
    • (3) Erstellung eines Berechtigungskonzeptes (beinhaltet neben den Erfordernissen EDV/Datenschutz/IT-Sicherheit hinsichtlich der Fachprogramme auch Regelungen zur Vertretung im Abwesenheitsfall (Vertretungsaufgaben, Zugang zum Raum/Aktenschrank, E-Mail-Bearbeitung & E-Mail-Schlüssel, u.a.m.) und Regelungen zur Zuständigkeiten/Aktenzeichen auf der Grundlage von (1) und (2)
    • (4) Erstellung des Sicherheitskonzeptes auf der Grundlage von (1) bis (3)
    • (5) Zentrale Sammlung/Dokumentation und Aktualisierung/Ergänzung der Arbeitsprozessbeschreibungen (z.B. als ProzessDiagramme ("workflow") differenziert nach Sachgebieten/Arbeitsbereichen auf der Grundlage von (1) bis (3)
    • (6) Zentrale Sammlung/Dokumentation und Aktualisierung/Ergänzung von Formularen (Anträge, Nachweise, Merkblätter & InfoBlatt DSGVO sowie AblaufDiagrammen/Checklisten sowie Dienstanweisungen) differenziert nach Sachgebieten/Arbeitsbereichen auf der Grundlage von (1) bis (3)
    • (7) Zentrale Sammlung/Dokumentation der verschiedenen Maßnahmen zur Qualitätsicherung auf der Grundlage von (1) bis (3) - Sichtung/Bewertung der Maßnahmen (Amtsleitung/Sachgebietsleitung) / Entwicklung einer Prioritätenliste - Aktualisierung/Ergänzung der Maßnahmen mittels Qualitätszirkel (Amtsleitung/Sachgebietsleitung/Mitarbeiter/Kooperationspartner)

QM-System - BauSteine

OrganisationsAufbau - ÜBERSICHT

ArbeitsBereiche - ÜBERSICHT

ArbeitsProzesse - ÜBERSICHT

DatenSchutz - ÜBERSICHT

FormularVerwaltung - ÜBERSICHT

InfoBlatt - DSGVO

Formulare

Merkblätter

ArbeitsMaterialien (Checklisten/AblaufDiagramme/DienstAnweisungen)

QualitätsSicherung - Interne Prozesse - ÜBERSICHT

QualitätsSicherung - Externe Prozesse - ÜBERSICHT