Nextcloud erfolgreich einführen: Checklisten für eure Organisation

(Veröffentlicht am 20. Dezember 2019 von Tim Schrock | DBJR)

Es ist also entschieden: Ihr wollt mit einer Nextcloud loslegen. Die grundlegende Installation wäre schnell gemacht, aber wie immer sind die Detailfragen am kniffligsten.

Neben einer guten technischen Vorbereitung sind es vor allem die organisatorischen Absprachen, die eure Cloud zu einem Erfolg machen. Im Internet finden sich zwar zahlreichen Anleitungen zur Installation, aber leider kaum Erläuterungen zu den organisatorischen Themen, die man im Leitungsteam besprechen muss. Und natürlich fragt man sich, ob eigentlich an alles gedacht wurde.

Aus diesem Grund haben wir ausführliche, kommentierte Checklisten zur Einführung von Nextcloud zusammengestellt. Sie richten sich insbesondere an Jugendverbände, Vereine oder Bürogemeinschaften und ist für Nutzerzahlen bis ungefähr 500 wiederkehrende Nutzer*innen geeignet. Übersicht: Die Checklisten im Einzelnen

Die Checklisten sind in 7 Bereiche aufgeteilt, die ihr unten als PDF- oder ODT-Dokumente herunterladen könnt. Worum es ungefähr geht, könnt ihr der folgenden Übersicht entnehmen:

  1. Absprachen treffen
    Hier geht’s um Punkte, die noch vor der konkreten Umsetzung geklärt werden müssen. Sie sollten am besten mit eurem Team-Vorstand, Geschäftsführung oder sonstwie Verantwortlichen besprochen werden.
  1. Installationsvorbereitung
    Damit bei der eigentlichen Installation keine Überraschungen auftreten, sind hier die notwendigen Vorbereitungen aufgelistet.
  1. Grundinstallation und Optik
    Punkte, die bei der ersten Installation abgearbeitet werden.
  1. Technisches Feintuning: Nextcloud optimal
    Wenn die Nextcloud erst einmal läuft, sollten technische Details feinjustiert werden. Dazu gehören z.B. Caching, File-Locking und andere Themen, die gerade bei der Nutzung durch einen größeren Personenkreis relevant werden.
  1. Nextcloud Apps – Erweiterte Funktionalität
    Ein großer Teil der Funktionalität von Nextcloud wird gesteuert über Erweiterungsmodule („Apps), von denen bereits ein Teil mit ausgeliefert wird. Weitere können aus dem Appstore bezogen werden oder ggf. aus anderer Quelle hinzugefügt werden. Wir beschränken uns hier auf Apps aus dem Appstore und erläutern auch, welche Schnittstellen und Verbindungen zu anderen Diensten genutzt werden.
    Wir listen sowohl die Apps für eure Nutzer*innen auf (»Apps für den Alltag«) wie auch solche, die ihren Dienst eher im Hintergrund verrichten und lediglich eine erweiterte Funktionalität oder Sicherheitsmaßnahmen mit sich bringen.
  1. Nextcloud dauerhaft nutzen
    Euer Nextcloud-Projekt soll auch auf längere Sicht erfolgreich werden. In diesem Abschnitt geht es weniger um technische Details als vielmehr um Schulungsthemen und Wartungsvereinbarungen.
  1. Dokumentation
    Gerade wenn sich in der Regel nur eine Personen um die technische Wartung kümmert, sollten alle notwendigen Zugangsdaten und Besonderheiten der Konfiguration gut dokumentiert und irgendwo zentral hinterlegt werden (nicht nur in der Nextcloud!). Denn: Das nächste drängende Problem tritt bestimmt genau dann auf, wenn der Admin gerade im Urlaub, im Krankenhaus oder in einem anderen Projekt beschäftigt ist.
    Wir haben daher zwei Lückentexte zusammengestellt, die als Basis für eine gut verständliche Dokumentation dienen können: Die technische Beschreibung und die Liste der Zugangsdaten.

Downloads

Die Dokumente stehen alle unter einer CC-BY-Lizenz, d.h. sie können beliebig genutzt, angepasst und weiterverbreitet werden, solange ein Hinweis auf den Ursprung mitgeliefert wird. Feedback ist ausdrücklich erwünscht.

Habt ihr noch weitere Erfahrungen bei der Einführung von Nextcloud gemacht? Gibt es Ergänzungen oder Korrekturen, die in die Checklisten einfließen sollten? Lasst es uns wissen!